Übergabeprotokoll Haus: online ausfüllen und drucken

Was gehört ins Übergabeprotokoll beim Hausverkauf?

Übergabeprotokoll = Parteien + Objekt + Übergabedatum + Zählerstände + Heizöl + Schlüssel + Räume + Mängel mit Fotos + mitverkaufte Gegenstände + Unterschrift beider Parteien.

1. Parteien und Objekt: Namen von Verkäufer und Käufer, Ihre neue Anschrift für die Schlussrechnungen, die Adresse des Objekts (bei Wohnungen die Wohnungsnummer laut Teilungserklärung) und Notar, UR-Nr. und Datum des Kaufvertrags.
2. Übergabedatum: Ab diesem Tag gehen Gefahr, Nutzungen und Lasten auf den Käufer über (§ 446 BGB), sofern der Kaufvertrag nichts anderes regelt.
3. Zählerstände und Heizöl: Strom, Gas, Wasser, Wärmemengenzähler, jeweils mit Zählernummer, dazu der Füllstand des Öltanks. Damit rechnen die Versorger zwischen Ihnen und dem Käufer ab.
4. Schlüssel: jede Art mit Anzahl, auch Handsender, Briefkasten und Codes.
5. Räume: Flur, Küche, Bad, WC, Wohn-, Schlaf- und Kinderzimmer, dazu Keller, Dachboden, Garage und Garten, jeweils „in Ordnung“ oder „Mangel“.
6. Mängel: was beide Seiten bei der Begehung feststellen, mit Ort und Foto.
7. Mitverkaufte Gegenstände: alles, was laut Kaufvertrag im Haus bleibt.
8. Unterlagen: alle übergebenen Unterlagen, vor allem der Energieausweis. Ihn müssen Sie dem Käufer unverzüglich nach dem Kaufvertrag übergeben (§ 80 GModG, vormals GEG).
9. Sonstige Vereinbarungen: etwa „geräumt und besenrein“. Bei vermieteten Objekten: Mieter und Mietkaution.
10. Unterschriften: Verkäufer und Käufer auf jedem Exemplar, auf Wunsch ein Zeuge.

Der Ablauf der Hausübergabe in 10 Schritten

Der Termin findet nach vollständiger Kaufpreiszahlung statt, das Datum steht im Kaufvertrag. So gehen Sie vor:

Beispiel: ausgefülltes Übergabeprotokoll für ein Einfamilienhaus

So sieht ein vollständiges Protokoll aus. Alle Namen und Werte sind Beispieldaten: Maria Muster übergibt am 02.11.2026 das Einfamilienhaus, Lindenweg 4, 12345 Musterstadt an Jonas Beispiel, insgesamt 8 Schlüssel.

Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht? Beweiskraft und Besitzübergang

Nein, kein Gesetz schreibt ein Übergabeprotokoll vor. Es ist aber das einzige Dokument, in dem Käufer und Verkäufer gemeinsam bestätigen, in welchem Zustand das Haus übergeben wurde. Als unterschriebene Privaturkunde beweist es nach § 416 ZPO, dass beide Seiten diese Angaben gemacht haben. Ob sie stimmen, würdigt ein Gericht frei; Zählernummern, ein Raumraster und Fotos machen das Protokoll deshalb deutlich belastbarer.

Den Übergabetermin legt der Kaufvertrag fest. In aller Regel ist es der Tag, an dem der Kaufpreis vollständig auf Ihrem Konto eingegangen ist. Vorher stellt der Notar die Fälligkeit fest, typischerweise nach Eintragung der Auflassungsvormerkung und Vorlage aller Genehmigungen.

Den Zeitpunkt des Besitzübergangs vereinbaren Käufer und Verkäufer im Kaufvertrag frei; in der Praxis ist es der Moment der Schlüsselübergabe. Ab diesem Moment gilt, sofern der Kaufvertrag nichts anderes regelt:

Zählerstände, Heizöl und Schlüssel richtig erfassen

Lesen Sie jeden Zähler gemeinsam mit dem Käufer ab und tragen Sie Zählernummer und Stand ein. Ohne Nummer kann der Versorger die Ablesung nicht zuordnen. Fotografieren Sie jeden Zähler zusätzlich mit dem Smartphone. Melden Sie die Stände danach mit Ihrer neuen Anschrift an Strom-, Gas- und Wasserversorger, damit Ihre Schlussrechnung am Übergabetag endet.

Heizöl: Lesen Sie den Füllstand am Tankanzeiger ab, in Litern oder in Prozent. Ob und zu welchem Preis der Käufer das Restöl erstattet, sollte der Kaufvertrag regeln; das Protokoll hält die Menge fest, auf die sich beide Seiten dann beziehen.

Wärmemengenzähler finden Sie bei Fernwärme, Wärmepumpen oder Solarthermie. Fügen Sie im Formular dafür einen weiteren Zähler hinzu; Sie können beliebig viele Zähler erfassen, etwa auch einen zweiten Stromzähler für die Wärmepumpe.

Welche Unterlagen übergeben Sie dem Käufer?

Gesetzlich vorgeschrieben ist vor allem der Energieausweis: Sie müssen ihn spätestens bei der Besichtigung vorlegen und dem Käufer unverzüglich nach dem Kaufvertrag übergeben (§ 80 GModG). Wer das vorsätzlich oder leichtfertig unterlässt, riskiert ein Bußgeld bis 10.000 € (§ 108 GModG).

Alle weiteren Unterlagen sind meist vertraglich vereinbart und in der Praxis unentbehrlich. Ohne Baupläne und Bedienungsanleitungen entstehen schnell Rückfragen und Streit.

Welche Unterlagen Sie schon vor dem Verkauf brauchen, lesen Sie im Leitfaden Unterlagen für den Immobilienverkauf.

Übergabeprotokoll bei der Eigentumswohnung

Bei einer Eigentumswohnung endet die Übergabe nicht an der Wohnungstür. Halten Sie auch fest, was zum Sondereigentum gehört (Kellerabteil, Stellplatz) und welche Schlüssel für Gemeinschaftsflächen Sie übergeben. Das Raumraster im Formular passen Sie an, indem Sie Dachboden, Garage oder Garten entfernen. Der Käufer braucht außerdem:

Mängel bei der Übergabe: was jetzt?

Tragen Sie jeden Mangel, den Sie oder der Käufer bei der Begehung sehen, ins Protokoll ein, mit Ort und Foto. Im Formular markieren Sie den Raum als „Mangel“ und legen unter „Festgestellte Mängel“ einen Eintrag mit Foto an; das Foto erscheint verkleinert im Ausdruck. Welche Ansprüche der Käufer daraus hat, regelt Ihr Kaufvertrag. Bei gebrauchten Immobilien ist ein Ausschluss der Sachmängelhaftung üblich. Drei Fälle sollten Sie unterscheiden:

Die Übergabe ist der letzte Schritt, aber sie hängt von allem ab, was davor passiert ist. Käufer, die das Haus aus ehrlichen, guten Fotos und einem vollständigen Exposé kennen, kommen mit realistischen Erwartungen zum Termin. Mehr dazu in Immobilienpräsentation und Home Staging. Den kompletten Weg finden Sie im Leitfaden Immobilie verkaufen; verkaufen Sie ohne Makler, hilft der Guide Privatverkauf ohne Makler.